去冗存精 优化馆藏——上海港务局开展档案鉴定的做法和体会

作者:张大伟 刊名:上海档案 上传者:巫晓燕

全文阅读

上海港务局目前正在全局范围内普遍开展档案鉴定工作。开展这项工作主要迫于以下三方面的压力:一是优化档案库藏,减轻档案工作负担的迫切需要。上海港建港已有150年历史,在长期的港务活动中形成了大量珍贵的档案,目前全局已保存各类档案近40万卷。过去由于各种原因,我局除财会凭证档案每年作正常销毁外,其它科技和文书档案几乎未作过鉴定销毁。许多已经超过保管期限或失去保管价值的档案无限期地占据有限的档案库房,不但增加了企业的负担,也不利于档案的快捷查找。二是港口开发和体制改革的迫切需要。当前我局正面临一系列重大改革,如果不抓紧档案鉴定,势必造成档案无法随机构、资产的变动按规范移交或销毁、档案移交后接收档案单位难以进行鉴定、未经鉴定的档案将难以开发利用等一系列问题。三是档案数字化工作的迫切需要。如果对良莠不分的档案进行数字化,显然将造成大量的人力、物力的浪费。因此,做好档案鉴定不仅是档案基础建设的当务之急,而且具有长远的战略意义,是对港口事业和子孙后代负责任的表现。一、克服“四大阻力”,采取务实策略基于上述认识,我局档案馆自2002年年初开始调查研究,制订方案,积极准备。在调查中我们发现各单位开展档案鉴定工作普遍存在困难,归纳起来有以下四大阻力:1.无动力不想鉴定。认为:鉴定工作难度大、工作量大,吃力不讨好,一旦鉴定错了,销毁了不该销毁的档案,会造成无法挽救的损失。反正有关档案法规对鉴定档案也没有强制性规定,我们又何必去担这个风险?2.无标准不敢鉴定。目前上级文件和专业书刊对档案鉴定只提出了比较原则的意见,在实际中难以掌握和运用。我国档案界虽然一直在研究档案鉴定,但基本停留在理论和原则上,很少涉及具体方法和标准。没有标准即没有尺度,当然无法开展这项工作。3.无经验不会鉴定。长期来档案工作只管“进口”,不管“出口”,鉴定工作在实践上一直未有实质性突破,档案干部既缺乏鉴定工作的经验,也不掌握鉴定业务知识,同行间又无处可学习取经。4.无手段不便鉴定。这次档案鉴定时间紧、要求高、工作量大。为了提高鉴定工作的规范化管理和提高工作效率,不借助计算机手段是难以完成任务的,因此迫切需要专门开发计算机辅助鉴定的软件系统。二、实施“四管齐下”,精心组织推进档案鉴定是一项开创性、规范性、专业性、艰巨性、责任性较强的工作,也是一项系统工程。它需要从组织、制度、技术、培训等各方面创造条件,全面推进,为此,我们在实践中逐步摸索了一套“四管齐下”的做法:1.建立档案鉴定的动力机制建立动力机制是档案鉴定工作取得成功的重要前提。首先,要争取领导的支持。2002年年初,局长在全局干部大会上两次布置了档案鉴定工作,引起全局各级领导的高度重视。其次,将鉴定工作纳入每年一度的档案执法检查,并将考核结果列入文明单位的考核内容之一。2.制定档案鉴定的管理办法没有规矩不成方圆。为此,我们在进行大量调查研究和征求意见的基础上,按照《档案法》及有关规定,结合上海港实际,制定了《关于在体制改革和企业功能转换中做好档案处置工作的若干规定》(以下简称“规定”),并以局发文形式颁发至局属各单位和各控股公司。该“规定”做到了“4个明确”:一是明确组织机构。二是明确工作程序。三是明确职责分工。四是明确工作步骤。3.研制计算机辅助鉴定软件根据“规定”,我们专门设计了“计算机辅助档案鉴定系统”,该软件功能可覆盖档案鉴定工作的全过程,包括:各类被鉴定档案条目的快速输入;鉴定处理信息的规范化输入;更改案卷保管期限的处理;编制打印《档案鉴定单》、《档案销毁目录》、《档案移交目录》、《档案保管目录》等目录台帐;处置后档案与原档案编号的相互

参考文献

引证文献

问答

我要提问