事业单位人事档案管理工作探析

作者:付爽 刊名:经营管理者 上传者:李兰花

【摘要】人事档案是人才信息的载体,全面反映了员工的个人信息和以往成绩等信息,是事业单位选拔任用人才时的参考依据。文中介绍了人事档案管理工作的重要性,目前事业单位人事档案管理工作中存在的问题以及解决对策。

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一、人事档案管理工作的重要性人事档案作为单位重要的数据库,汇集了单位人员所有的信息资料,是我国人力资源管理的重要依据和信息基础。围绕信息输入和输出的人事档案管理工作,对于一个单位的开展具有重要的保障作用。也就是说,单位人事档案管理工作做得好,可以极大程度上促进单位的人力资源工作,从而提高单位的核心竞争能力。具体说来,人事档案管理工作重要性体现在以下两点:1.对于员工管理的重要性。在事业单位中,档案管理部门根据员工人事档案信息,作为员工办理以及缴纳各种保险、薪资调整和职称申报的依据。同时计算员工退休年龄、为员工出具各种证明材料都需要用到人事档案。2.对于干部选拔的重要性。事业单位的人事档案信息,比较全面的反映了每个员工学习工作经历,思想品德、业绩表现和特长爱好等信息,是单位人事管理工作的主要内容,也是经过处理加工的具有实用价值、保存价值的文件资料。人事档案资料具有真实客观性、动态性和机密性的特征。在进行干部的考察任用时,人事档案信息是重要的参考依据,对于干部选拔的公平性正确性有重要作用。而干部选拔对于事业单位的发展是十分重要的行为,对于一个单位的发展甚至具有决定性作用。二、事业单位人事档案管理现状及问题1.人事档案管理人员素质较低。现阶段,我国事业单位中缺乏高水平的档案管理人才,无法适应信息化发展的要求。很多时候档案管理人员凭借经验进行管理,思想观念落后,管理水平跟不上档案事业发展的要求。另外,事业单位的人事档案工作是具有连续性的繁琐工作,需要投入相当的人力才能确保其管理水平。随着改革的深入,事业单位处在体制改革阶段人员不断缩减,导致很多事业单位人事档案管理工作没有专职人员负责,而是由单位的人事部门监管。这对于档案信息的收集是有利的,因为档案的汇总形成需要经过人事部门,但是因为人事部门的员工不具备专业的档案管理专业知识,收集档案的意识薄弱,很多应该归档的材料没有归档,导致员工档案不完整。另外,由于事业单位人员流动也在加快,负责档案管理工作的人员调换频繁,对于档案管理工作造成了不利的影响。2.不重视人事档案管理工作。在很多事业单位中,只重视人事工作而轻视档案管理工作,导致档案管理部门成了可有可无的摆设,这样的态度造成档案管理工作一直处在被动应付的结果。档案管理工作是长期的繁琐的工作,不容易很快取得成绩,单位领导和员工也容易对档案管理工作认识有偏差,以为档案工作就是单纯的保管资料,无法给单位带来经济效益,只要确保资料不丢失、不泄露,可以应付查档就可以。所以,很多单位领导不重视档案管理工作,档案管理工作根本不在议事日程,这样情况下自然很难做好档案管理工作,从而一定程度上影响了单位总体的健康发展。3.人事档案信息质量不高。人事档案信息质量不高,首先表现在档案收集制度不完善,执行不到位,档案收集整理工作不及时很被动,在那些没有专门档案管理人员的单位表现得更为突出。其次,表现在人事信息收集的材料不够全面,比如一所高校清查档案信息时,2000份人事档案里有500人没有年度考核这一项。再次,档案资料的准确性和真实性存在问题。人事档案是客观记录职工个人情况的,具有真实性和唯一性的资料。但是在档案管理工作中,年龄、工龄、党龄以及学历等信息虚假填报的现象普遍。某事业单位对3000名在职员工进行了年龄、学历调查,其中存在问题的有300多人。有些档案信息的内容雷同,比如鉴定考核以及评估等材料套话连篇,千篇一律,失去了档案资料的原始意义,无法作为反映职工真实情况的参考依据。4.人事档案信息利用率较低。人事档案管理工作的目的是为了通过收集、鉴别和保管职工信息,为职工干部和人事部

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