再论文件生命周期理论与文件连续体理论的补充性

作者:钟国文;李佳佳 刊名:浙江档案 上传者:张燕

【摘要】本文从文件生命周期理论在电子文件时代的适应性问题入手,探讨了文件生命周期理论和文件连续体理论在电子文件文件管理上存在的互补性特征,并对两种理论的侧重点做了详细的分析,指出两种理论在电子文件时代存在着极大的相关和互补特点,二者可以取长补短,兼容发展。

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2008 年第 4 期 ZHE JIANG ARCHIVES 浙 江 档 案 随着档案事业的发展和档案教育事业的发展,我国档案学者对文件生命周期理论和文件连续体理论作了大量有益的比较研究工作,取得了可喜的阶段性研究成果,给档案学理论和档案实际管理工作注入了新的活力,同时也引起了不少的学术争鸣。特别是在研究电子文件管理的过程中,有些学者对文件生命周期理论在信息时代对文件管理是否还具有指导作用提出了质疑。自澳大利亚档案学者 Upward 等提出文件连续体理论模型之后,中国学者便对文件生命周期理论的存在意义出现了较大的分歧。目前国内学者的观点主要表现为:“取代论”、“补充论”、“兼容论”和“互补论”四种观点。①这四种观点都从不同的方面对档案学的两大理论进行了论述,揭示出两者的理论关系,具有一定的启发作用和现实意义。 在电子文件时代到来的背景下,文件生命周期理论已成为档案学理论界研究的焦点,许多学者从各个方面对其进行了论证、分析,并指出了其不足之处。诚然,在电子文件运动描述中,文件生命周期理论确实存在着许多难以胜任的角色,存在诸多的问题,但是,是否文件生命周期理论已经到了消亡或被连续体理论取代的状况了呢?笔者认为,答案是否定 的。因为,随着时代的变化,文件生命周期理论也在不断向前发展,不断完善和充实。人民大学黄霄羽副教授在《文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展》一文中,主张对文件生命周期理论的三个基本点进行调整和补充:“1.电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程,而且这一过程应该纳入统一的电子文件管理系统之中。2.电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段,但不同阶段之间没有明确的界限,处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。3.电子文件在第一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式,但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化,甚至可能消失。4.对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制,起点需要延伸到电子文件管理系统设计之中。”她同时认为文件连续体理论是文件生命周期理论在电子时代的补充。1997 年国际档案理事会制定出版了《电子文件管理指南》,也把文件生命周期划分为概念阶段、形成阶段、维护阶段,对文件生命周期作了新的诠释,这也对电子文件的实际管理起到了指导性作用。 文件生命周期理论与文件连续体理论来源于不同的时代背景,自然 再论文件生命周期理论与 文件连续体理论的补充性 □ 钟国文李佳佳 【摘要】本文从文件生命周期理论在电子文件时代的适应性问题入手,探讨了文件生命周期理论和文件连续体理论在电子文件文件管理上存在的互补性特征,并对两种理论的侧重点做了详细的分析,指出两种理论在电子文件时代存在着极大的相关和互补特点,二者可以取长补短,兼容发展。【关键词】文件生命周期理论 文件连续体理论 补充性 学术探讨 16 2008 年第 4 期 ZHE JIANG ARCHIVES 浙 江 档 案 在方法论上是不一样的。但从源头来看,前者是后者的理论支撑,后者是前者运用于电子文档管理实践的理论结晶,后者所主张的文档管理的系统协调性和整体连续性,完全继承了文件生命周期理论内涵的文档系统整体观、内在联系观和价值转换观。②同时两者针对的对象相同,这里包括电子文件和纸质文件。在对待这两大理论的时候,我们既要看到它们的差异性,同时也要看到它们之间的同一性和互补性。浙江大学何达多、金更达在《新文件生命周期理论与文件连续体理论模式同一性探讨》一文中认为:文件生命周期理论与文件连续体模式的同一性表现在四个方面

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