供电企业声像档案数字化管理的探索与实践

作者:杨平;桂波;鲍洪波;曹闻骊 刊名:办公室业务 上传者:李扬

【摘要】本文论述了声像档案管理中存在的问题,并介绍了声像档案数字化的主要做法。

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档案管理是企业一项重要的基础工作。档案不仅记录着过去、承载着历史,还指导工作,指引未来。档案在企业的日常生产经营管理中起到至关重要的作用,不仅为企业领导重要决策提供参考,还为公司的发展规划、安全生产、优质服务、人力资源管理、财务监察审计、法律诉讼、信访维稳、企业文化等诸多方面提供了系统、真实的依据。 一、声像档案管理中存在的问题 随着电子信息技术的发展,在20世纪后期,供电企业逐步出现了以照相、录影、录像等形式记录珍贵历史时刻的现象。这些宝贵的历史镜头、声音和影集,生动地承载了企业的发展历程。由于受当时的技术条件限制,这些声像档案只能以录像带、磁带和照片等载体保存。因岁月的变迁和光化学物质的侵蚀,这些声像档案在管理过程中,存在以下一些困难。 一是难以保存。由于化学氧化反应,照片会出现变黄、褪色和霉变等现象,录像带和磁带也会出现退磁的情况,使得声像档案难以长期保存。 二是不便查阅。因时代变迁,播放录像带、磁带的机器难以寻踪,造成部分声像档案难以查阅。即便有的声像档案可以播放,但截取所需部分较难。因档案库房场地限制,声像档案要进行必要的堆积,查阅这些资料时,必须从很多的档案资料中寻找翻找,即费时间,又浪费人力。 三是不便管理。对于声像档案借阅,若直接借阅实物,每播放、观看一次容易造成档案实体的损坏;若复制借阅,成本较高。此外,声像档案对温度、湿度、磁场等存储空间要求较高,一般企业难以满足。 二、声像档案数字化的主要做法 影音数字化是利用计算机云技术、信息处理技术、光电技术将各种模拟图片及影带转化为数字数据的方法。将所有的影相资料转化为数字格式,保存于一台大型存储设备上。当需要调阅档案时,可以直接在计算机上进行查看和播放;当需要利用档案的一部分时,可以直接剪切复制,极大地方便了调阅和管理。声像档案数字化采集扫描实施过程如下: (一)采集扫描前准备。 加强档案数字化处理各环节的安全保密管理机制,与从业人员签订安全保密协议,确保档案原件和数字化档案信息的安全。影视资料及照片、底片等在数字化处理前进行详细的登记,按照档案管理要求,做出相应的标识,分类汇总需要数字化处理的声像档案。准备目录数据,规范资料的目录内容,包括确定影视、照片资料的名称,内容和要求。制作并填写待采集和扫描资料交接登记表单,详细记录待采集和扫描的资料内容。 (二)影像采集和照片扫描。 影像采集利用专业的采集卡,通过连接播放设备,运用专业的采集软件,将录像带的影像转化为MPEG格式进行存储。采集时可通过软件调节分辨率,以达到所需的要求。照片通过专业的照片和底片扫描仪,将照片及底片以JPG的方式存放于硬盘中,在扫描时应注意保证原始照片不能受到损伤,严格确保图像质量。对于软件采集的影像资料,在后期处理方面可以进行后期的剪接制作及压缩,达到需要的效果,如原先2段分开的视频可以合二为一,调节视频的分辨率及帧数等。照片及底片后期处理方面,要对照片及底片的偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量的,应重新进行图像的处理;由于操作不当,造成扫描的图片不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。 (三)采集扫描件的存储和管理。 在数字化完成后,要对照处理前建立的登记表进行核对,并检查扫描、采集目录,确保档案不丢失,确保记录完整规范。视频文件为MPGE-4G格式,照片及底片文件为JPG格式。根据原始资料结合登记资料,对采集的视频文件和照片进行合适的命名,不能出现重复命名的情况,同一类文件要进行归类处理。 (四)工作的组织与实施。 根据声像档案数字化建设的特点和要求,项目成立管理层和实施层,确保项目能够按期

参考文献

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