简论文件中心与我国机关档案室的异同

作者:李珍 刊名:新上海档案 上传者:王学芳

【摘要】文件中心是目前国外甚为流行的一种半现行文件管理机构,被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。近年来,档案学研究者对之展开了深入的研究,并将其与我国机关档案室进行了比较。笔者在概括以往观点的基础之上,从建立原因、机构性质、主要职能、设置模式等方面比较两者的异同,希望对促进我国档案机构的进一步完善有所借鉴。

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矿 简论文件中· 与 我国机关档案室的异同 李 珍 文件 中心是 目前 国外 甚为流行 的一种半 现行 文件管理机构 ,被誉 为.“现代最富有生命力 的新 型档案机构”。近年来,档案学研究者对之展开 了深入的研究 ,并将其 与我国机关档案室进行 了 比较 。笔者在概括 以往 观点的基础之上 ,从 建立 原因、机构性质、主要职能、设置模式等方面比 较两者的异同 ,希望对促进 我国档案机构 的进一 步完善有所借鉴 。 (一 )建 立原 因 文件 中心起 源于 “二 战”期间的美 国。当时 由于美 国海 军 部产 生 的文 件剧 增 ,迫 于战 争需 要,设置了临时性库房来集中保存平时已不常用 但 叉不 能立 即销 毁或送档案馆保存 的文件 ,并取 得了较好 的效果 。这种临 时性库房 就是文件 中心 的雏形。战后各级政府机关因文件大量增加.机 关 本身和档案馆 都无 法容纳 ,为了妥善 、有效地 集 中保 存这些半 现行文件 。各机构 纷纷仿效海军 部 ,成立 了过渡性保 管机 构——文 件中心。所以 说 文件数量 的急剧增 加是文件 中心 产生的直接原 因。 促使文件中心最终建立的根本原因是文件生 命周期理论 。恩格斯 说 : “世界不是一 成不变的 事物的集合体,而是过程的集合体”。①任何事 物 ,因为受条件 的制约 。总是在一定 的条件下产 生 ,又随着条件 的变化而变化 ,以致 消亡。文件 自然也不例外 ,从形 成到销毁或转化为 档案永久 保存是一个完整的生命过程;在这一过程中。文 件 由于 价值 形态 的变 化 而具 有 明显 的阶 段性 特 征 ;在不 同的运动 阶段 ,文件发挥 的功 能与 作用 毕竟存在不同。服务对象也有差异,客观上要求 将其存放在相应 的 、最适宜的保管场所 ,采 取最 恰 当的管理方法 。同时文 件价值形态 的变化也 不 是杂乱无 章的 ,而是呈现一定 的规律 ,即文件的 第一价值逐步递减 ,第二价值逐步递增 。据此, 西方档案学研究者一般把文件的生命过程划分为 三个 阶段 :现行 阶段 .也 叫文 书处 理阶段 。文件 的第 一价值 (即对形 成机关 的原 始价值 )最 大 , 由形成单位 自行保存.便于形成机关日常工作的 频繁利用;半现行阶段,也叫休眠阶段,文件的 第一价值开始减弱,第二价值 (即从属价值)逐 渐显现 。此时形成 机关的查用率大 大降低 .如果 继续保存在形成单位。将会致使文件积压和办公 费用 的超 额 .但 如果把 它们 过早 地 移交 给 档案 馆,形成机关的利用叉会受到限制 .且难以保证 进馆文件的质量,加重档案馆的负担。这就需要 设立一种介于形成机关 和档案馆之 间的过渡性机 构专门保管非现行文件。美国档案工作者在 “二 战”期间首先认识到这一点.于是他们 出于文件 与档案管理的实际需要 .建立 了这种存 放与管理 半现行文件的场所 .并 且称之为文件 中心 。文件 中心所保管的文件属原单位所有,保持原来的顺 序和标 记 。只供原形成单位 使用 ,其他 单位未征 得原形成单位同意不得利用。大部分文件保存一 定 时期 后予以销毁 .一部分 具有永久保 存价值 的 送交 档案馆永久保存 。文件 一旦从 文件 中心移交 到档案馆 .就成为公共 财产 ,可在解 密后向公众 开放 ;最 后处理 阶段 ,即销毁 或永久 保存 阶段 , 按 照规定 的保 管期 限由各机 关 自行销毁 或移交档 案馆永久 保存。文件 中心的建立不仅使 政府机关 或私人企 业的办公室摆脱 了大量非现行 文件 的沉 重负

参考文献

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