上ERP必须了解的10件事

资源类型:pdf 资源大小:106.00KB 文档分类:经济 上传者:杜广平

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【出版日期】2006-10-23

【刊名】每周电脑报

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企业资源规划(ERP)系统已经进入到各种各样的企业之中,它给企业的资源及物流运作带来了巨大的变化。所以,在ERP系统实施之前,你必须非常谨慎,并提前做好规划。不过,只要有正确的策略和足够的耐心,你的企业就会受益非浅,以下这些建议将针对ERP系统为你提供帮助。E R P项目可能需要几年的时间才能完成,如果计划不够周详、或者实施方面有问题的话,这一周期还会延长。业务不太可能是静态的,在项目实施过程中发生的变化可能会让一切都失去控制,因为很多企业错误地估计了流程变化所造成的冲击。可以理解的是,不完善的需求分析常常让ERP项目付出代价。基础架构和集成需求分析如果不完善的话,也会造成隐形损失。管理时间、范围和经费确实是一项挑战。在采用ERP系统的过程中,企业应该考虑下面10个问题。ERP有可能带来灾难性后果如果ERP项目成功的话,会给企业带来很多收益;反之,一旦项目失败也可能给企业带来灾难。例如,一家公司因为供应链系统的一个技术问题,导致了盘存短耗和订单错误,由此产生了上百万的赤字。另一家企业则由于ERP系统的问题,造成了产品过度供应,从而损失了几百万美元。很多情况下软件本身并不会直接引起大问题,问题的根源通常来自于ERP项目对业务和流程带来的巨大改变。实施之前先明确为什么首先应该明确E R P系统的价值所在,什么是ERP项目的关键目标和任务?什么在推动这个项目?怎样衡量成功?发起人带着怎样的假设?这些问题的答案能够帮助团队成员理解项目的目标和期望的结果。发起人的能力应足够强大发起人的支持和能力对ERP系统的实施影响重大。如果问题和风险不能在刚出现的时候就得到解决,它们就会变得越来越严重。在提交项目简报和组织全公司的培训方面,项目发起人应当负起组织者的责任。此外,ERP系统可以延展资源,所以你必须要做一个理性的项目计划。角色和职责对于参与者和组织者来说应该完全透明,好的组织工作和项目管理能够极大地影响项目的收益,期间还会需要做出一些重要的决策。差距分析是必须的系统的现在和未来之间的差距是什么呢?现在的系统是个性化的吗?找到现有系统和未来系统之间功能或非功能上的差异是首先需要完成的一项重要任务,强烈建议高级管理人员参与审查并批准差距分析。在ERP系统项目的实施和继承过程中,细节多到令人难以置信,厂商并不了解你的集成需求和功能差距,所以你必须确认你已经完全理解了所有的功能,并且接受它们,差距分析是避免范围蔓延或者项目因为误解延迟的主要方法。Vanilla是最好的你应当不惜任何代价和Vanilla保持一致,并且尽可能地使用“直接能用”的软件产品,减少个性化定制。当企业开始实施核心模块的时候(GL、AP、AR、薪酬等等),可以逐步开放新功能,并采用一些先进的技术,例如网络界面和无线网等。将Vanilla系统插入原有的系统需要谨慎从事,因为可能需要对原有的系统进行长达几年的定制化开发。一些人认为企业将ERP设计得过于复杂,这种做法让每个员工在财务流程上所花费的时间多出了30%。成功意味着发动变革系统的功能必须包含现有的流程,或者必须包含改变的流程。无论流程映射的工作是如何困难,业务流程关系不应当被掩盖,那么应该把哪些流程和功能包含在内呢?对于项目参与者和其他一些受到影响的人来说,对组织变化的感受是最深的。无论这种变化是体现在薪酬期望的管理还是在流水账目上,都应该尽可能地让最有经验的最终用户参与进来。在实施过程中仅仅关注技术而忽略了人的因素的企业通常都会遭到失败,从定义上看,ERP是关于人而不是关于技术或组织的。如果低估了人的影响,就很可能达不到预期的目标。事实上,流程变化通常是ERP投资中的一部分。建立一个Centerofexcellencecenterofexcellence(精英团队)是独立于项目管理办公室(PMO)之外的团队,ERP项目成功的关键在于一支强大的团队,能够管理变化,并努力实现稳定。绝大部分企业对于项目实施过程中,日常工作的改变所带来的冲击都缺乏管理准备。这支团队负责提供帮助、测试、培训、管理文档、管理数据库和其他很多运作方面的问题,并且随时准备“救火”。这个团队的作用类似于传球手,他们扮演“超级用户”的角色,帮助企业避免混乱的局面出现。投资商业智能为了更有效地管理业务,企业需要ERP软件能够支持更多细节分析和报告工作。而BI(商业智能)是其中的关键,为了达到预期的目标,必须将数据库商业规则定义清楚,这是企业级的决策,需要花费大量的时间。E R P系统通常会被要求同现有的数据库进行集成,客户会帮助你将BI和参与者结合起来。管理风险ERP非常复杂,计划的风险必须考虑周详,此外你还应该准备一个备用的计划。项目是否存在技术风险?所需的技能是否缺乏?是否有迁移的路径?很多风险的程度可以通过测试得到控制。当然,测试业务周期是一个长期的过程,应确保对于项目中每一个可能存在的风险都有保障计划。如果是在中小型企业里使用E R P系统,而企业里没有以前遗留下来的系统需要和ERP集成的话,你所面临的风险就会小得多。但是如果需要替换一个高度集成、高度个性化的系统,你就要为各种意外做好准备,在项目发起人批准风险管理计划之前,不要开始ERP项目。考虑法律规定ERP系统是基于财务/会计的,所以必须在很多问题上考虑审计和法律规定。Sarbanes-Oxley是财务管理系统方面主要的法规,在Sarbanes-Oxley的Section404中规定,是否符合法律规定必须通过一整套标准来考核,而这些标准是由外部审计团队来检查的。关于财务系统任何实质性的改变、升级或实施都可能成为被攻击的对象,项目中的一些资源必须妥善地进行保护以证明该项目控制的一致性,这些资源包括但不仅限于项目计划、问题/风险日志、数据变化计划和结果,以及重要财务报告的签名等。在ERP系统实施之前,你必须非常谨慎,并提前做好规划。只要有正确的策略和足够的耐心,你的企业就会受益非浅,上ERP必须了解的10件事

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