浅谈档案信息网络化建设

作者:孙莹;张立军;张大川 刊名:计算机光盘软件与应用 上传者:邱永文

【摘要】网络极大地改变着生产生活的方式,对网络环境下档案业务模式的重新设计,是档案工作原则目标与网络技术手段的有机统一。人们以交互方式越时越地获取信息,进而使得人类生存状态的巨大变化。在这场网络风暴中,为了充分融入现代网络世界,档案工作实现档案信息管理的网络化,不可避免地建立了档案信息网络,它是在集成各种网络技术,融合网络设施与档案信息的基础上,社会对档案事业发展的必然要求档案信息网络是借助计算机网络实现档案业务功能的档案信息系统。

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1档案信息网络化建设的特点1.1走向杜会,宣传自己。档案信息网建设的主要目的是充分发挥互联网的优势作为展示档案馆形象的窗口,要充分体现“为民办好事,办实事”。明确档案信息网的建设宗旨,更好地为民服务,同时也是宣传档案、服务群众的又一座桥梁。因此,档案信息网工作必须始终服务于社会公众,扩展其对外宣传、政务公开、咨询服务、网上查询等主要功能。不断加强档案馆网站建设,始终服务于我国政府职能转变,为了让人们充分认识档案、了解档案、利用档案,使档案信息成为社会主义经济建设的宝贵资源。网站的建立为探索出可行的途径,档案馆应全面走向社会化、使档案信息资源为社会广为利用,变被动服务为主动服务。1.2建立有自身特色的网站。各级各地档案馆要利用现有的馆藏内容建立自己的档案馆信息网,不同形式的档案载体,根据自身特点,进行富有特色的栏目和版面设计。档案馆把自己的有关档信息存入服务器,供全社会的利用者来查询,这种介绍方式的影响,甚不亚于电视广告的影响。使得宣传档案工作要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多,因此,档案馆网上的信息随时更新,始终保持了信息的新颖与准确性。避免所有上网的档案馆都在其页面辟出相当大篇幅介绍自己。总之,一些新兴城市栏目设计得较少、文化色彩相对来讲比较淡薄,各地档案馆信息网各具千秋、各有特色,主要是自身的馆藏内容和种类较为单调它停留在只能检索到案卷级目录,主要面向的党政机构和公众为其提供档案查询工作,文件级目录和原文还得到档案馆查找相应的纸质档案。1.3加强安全防范。值得借鉴的一些档案馆信息网,它不仅提供的“链接”点特别多,包含有大量的馆藏档案信息、在网上推出丰富的档案信息资源,其主页也设计得非常出色,而且提供超级链接将一些国内外档案馆主页及有关档案馆主页链接在一起,提供了本馆的科研成果和论著目录浏览其电子档案的同时,也能搭便车访问国内外各类的档案馆,有的在主页设计上有欠缺,一般的档案馆主页都给人一种版面好看,但难以进入之感。只有内容单调的介绍与规划,浏览网上档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少,或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”,找不到“嵌人式连接”点。来访者只能“望门兴叹”,档案部门长期以来“闭门造车”有着很大关系,一些档案部门数据的积累应该有一定基础,从80年代中期开始,已开始使用了计算机,但是相当多的档案工作者用的时候,却拿不出东西依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”的观念。由在电子化时代,于计算机网络具有不够安全、不能保密、电子档案易被修改等因素,无论是在线利用还是非在线利用,网上数字档案馆的电子档案安全保密问题是我们都是面临的重大的棘手的课题。电子档案的安全保密问题都显得更为突出。国家核心机密文件被计算机黑客窃取的事例已经很多。在西方发达国家,特别是美国,都在考虑考虑社会的需要。因此在建立网站的同时还需进行安全防范管理如果我们在技术上不能解决这一问题,它将成为电子档案网上利用的一个严重障碍。作为计算机网络的使用者,在日常工作中要有杀病毒防黑客的防范意识和措施.电子文件的形成者和保管者都有责任采用最先进信息技术解决上述问题,更有责任关注信息技术的最新发展,2档案管理信息化的基本内容2.1要实现档案信息的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定,是档案管理自动化的具体体现,档案信息的数字化一切环节都建立在此基础之上。现代化是整个档案管理信息化的基础,建立在计算机数字化管理基础上的。档案自动编目和自动检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动全文存储与检索、档案馆办公自动化、档

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