对档案数据库建设中相关问题的探讨

作者:富靖苹 刊名:黑龙江档案 上传者:李恬伊

【摘要】随着现代科学技术的飞速发展,大量信息技术在档案管理领域中广泛应用。数据库技术就是其一,它为档案工作提供了更加便捷的管理手段,有效提高了档案服务的效率和水平。研究档案数据库必须从档案和数据库管理的角度进行综合审视,梳理、界定其基本概念,了解其基本特点和局限,明确其表现形式和基本类型

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随着现代科学技术的飞速发展,大量信息技术在档案管理领域中广泛应用。数据库技术就是其一,它为档案工作提供了更加便捷的管理手段,有效提高了档案服务的效率和水平。研究档案数据库必须从档案和数据库管理的角度进行综合审视,梳理、界定其基本概念,了解其基本特点和局限,明确其表现形式和基本类型,把握其现状和意义,熟悉研究对象各方面属性的表现。下面,笔者从三个方面就档案数据库建设中的相关问题,谈点自己的看法。一、对档案数据库的认识问题1.档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式。档案数据库是以档案的本体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。档案数据库是档案信息资源的高级组织形式,是在经历了早期偏重于记录技术的零散组织形式、纸质环境下的传统线性组织形式之后出现的,是适应当今技术现状和管理需求的最佳形式。采用数据库形式来管理档案信息资源,能够有效地拓展信息记录能力、获得强大的信息组织和管理能力,能够为档案管理活动提供强大的基础保障作用。2.档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件。在长期实践中,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法,在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。它将整个档案管理领域看成是一系列信息单元的组合,包括档案实体、管理人员、参考标准等实体单元以及它们之间的各种联系,并将这些信息单元组织成为具有一定结构的完整整体。通过这些结构和联系,数据库可以实现对档案数据的编辑、修改和查询,也能够有效地将管理功能与档案数据进行结合,支持各类管理流程的顺利实现。二、档案数据库的建设质量问题档案数据库质量问题是目前档案数据库建设中亟待重视和解决的关键问题。由于档案数据库是包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据,其质量问题对于档案管理来说起到至关重要的作用。档案数据库不但可以增加数据存储的容量和可靠性,还可以使档案管理更加系统化。一套好的信息化系统能够包含全部档案资源管理的内容和所有信息,覆盖现代档案资源管理的所有范畴,把档案资源引入档案数据库,把各类档案资源信息以电子数据的形式保存起来,可以随时查询。1.逻辑分类法普遍应用。档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理,但在数据库中一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息,而没有必要根据用户的每一个需求重建数据库。在表达逻辑需求方面,数据库拥有强大的管理手段,可以依据人们感兴趣的特征通过索引、视图、查询等数据库对象便捷地对档案数据库进行逻辑重组。2.档案管理中的全宗原则。全宗原则是档案实体分类的基本方法,是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库,数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录,保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点,这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。采用全宗原则指导建设档案数据库,能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部,是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体,这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性原始记录性,这也是档案信息在管理组织上独树一帜,不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案管理的重要工具和手段,必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现,包括全宗内部管理层次、管理联系等。三、档案数据库管理中的理论支持问题档案数字化已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电

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