档案管理现代化

作者:石维嘉 刊名:中外企业家 上传者:李坤

【摘要】科学技术的快速发展带来了档案管理领域的改变。基于此,以档案管理为突破口,具体分析了档案管理现代化的现状,介绍了在现代化的进程中所取得的成就,并指出了其存在的问题,给出了改进措施。

全文阅读

档案的管理从程序上来说分为收集阶段、整理阶段、鉴定阶段、保管阶段、检索阶段、统计阶段、编研阶段以及利用阶段此八个阶段;从形式上来说可以分为文字档案、图像档案以及声音档案。一、档案管理现代化的内容目前,几乎所有的档案部门包括档案馆和档案室基本上都采用计算机系统对档案进行管理,这是对传统的手工管理的一大飞跃。所谓的现代化,可以理解为农业的发展、技术的发展、工业化以及都市化。档案管理现代化,就是用现代化的管理学理论和方法,辅助于先进技术和设备,全面系统地指导档案管理工作,实现档案管理的信息化、系统化、规范化,以较低的成本和最有效率的工作满足于它问世的目的[1]。具体来说,档案管理现代化,就是把档案所具有的凭证价值凸显出来,用现代化的工具来保护档案的原始记录性;就是把公共档案的参考价值通过系统化的程序充分地发挥出来;就是与时俱进,采用先进合理的检索工具,最大限度的实现信息共享;就是应用先进的科学技术和建立相关的法律法规保障体系来保护档案的完整和安全;就是采用科学的方法来使档案管理工作符合时代发展的要求,烙下社会发展的印记。加强档案管理的现代化建设,不仅是档案利用服务水平提高的必由之路,也是档案事业发展与进步的重要体现。二、档案管理现代化的建设1.档案管理现代化建设中存在的主要障碍档案管理现代化是我国在档案管理活动中的一个目标和任务。这项任务伟大而艰巨,需要经历较长的历史过程才能真正实现。前途是光明的,道路是曲折的。在建设档案管理现代化的过程中,需要铲除某些绊脚石。这些障碍包括以下几个方面。一是思想认识不足。首先是领导干部的重视程度不够,许多领导者在档案岗位上工作多年,相对较年长,思想容易固化;容易受传统思想的束缚,不乐于改革创新,得过且过。二是组织领导能力有待于加强。目前,档案行政管理部门缺乏统筹规划,在档案管理现代化中出现各自为政的状态,目标模糊,重点问题太含蓄,加之没有统一的标准和规范。三是技术设备的利用率不高。大部分的档案馆或档案室对计算机系统或者信息资源管理的运用能力不高。例如:对计算机的运用仅限于检索,甚至大部分是手工检索。四是档案人员的素质、能力局限。档案管理工作现代化要求工作人员的素质也要进一步提高。五是财力上的困难。我国虽然在不断的进步进程中,但是仍然存在着贫富差距和两级分化的状况。档案管理的某些先进经验和技术无法移植到相对贫困的地区档案室、档案馆、档案管理部门,它们的配置相对简陋,人员稀少。2.实现档案管理现代化的主要途径针对上述提到的在现代化建设档案管理工作中存在问题,我们需要采取有针对性的建设方案,总结起来有以下三点。其一,加强思想建设,提高档案组织领导者和业务人员的认识,加大资金的投入。领导者的决策对一个机构档案的命运乃至档案管理现代化的命运起着举足轻重的作用。一个错误的决定可能会影响到正常档案的寿命及其归宿。需要指出的是,在现代化建设中要克服片面化认识。比如认为档案管理现代化就是购置先进的设备,档案管理现代化就是用微机检索替代手工检索。其实,档案管理的现代化要实现档案收集、档案管理、档案保管、档案检索等的现代化,文件材料需要符合一定的质量要求,收集齐全完整,档案的各项工作要符合国家有关标准,著录项目要综合全面。其二,提高组织领导能力。档案管理现代化是系统性的工作,绝不能孤立地存在的,必须提高档案各部门的领导能力。档案行政管理部门要做好统筹工作,协调好档案管理传统与现实的关系,把档案管理现代化建设作为我国经济社会发展的计划行业,利用充足的资金来建设档案管理现代化,以制定出统一的规范。在配置设备和建设数据库以及推广应用软件时,需要做

参考文献

引证文献

问答

我要提问