事业单位人事档案管理探析

作者:林伟红 刊名:工会论坛(山东省工会管理干部学院学报) 上传者:孙其昂

【摘要】随着事业单位改革力度的不断深入,人事档案管理工作就更显得尤为重要。针对当前人事档案管理工作存在的认识不够、手段陈旧等问题,人事档案工作应提高认识,规范管理,创新工作思路,建立健全我国的人事档案管理长效机制,加强信息化建设,进一步提高工作质量和服务水平,使人事档案管理工作更好地为社会主义现代化建设服务。

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一、事业单位人事档案管理工作存在的问题(一)对人事档案管理工作重要性认识不够,管理机制滞后人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,关系到广大干部的切身利益。但是,长期以来一些工作人员对人事档案工作的重要性认识不够,虽出台了《干部档案工作条例》(以下简称《条例》),但实际情况是常常落不到实处,认为只要材料不丢失、不泄密,能应付人员流转、任用提拔、职称申报就行;只要“能有就好、能用就好”,敷衍了事。因此,档案工作长期处于被动应付状态,难以有效发挥人事档案作用。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,设施建设、经费投入、专业培训等等往往靠后站,档案工作自然做不好。调查中,部分单位在管理过程中职工档案的管理基本处于随意状态,存在诸多问题,如管理分散、缺少监督机制、基础设施普遍较差、档案内容缺失、转递手续不健全等。(二)人事档案管理手段陈旧,信息化水平不高目前大部分部门和单位还处于纸质档案管理阶段,没有单独的人事档案管理软件,管理手段还一直采取手工编辑、检索方式。信息查阅与统计也还是使用最原始手工方式进行,造成人力大量浪费,效率低下。大部分单位没有单独的人事档案管理软件,无法进行信息查询和检索,更谈不上档案信息化。(三)人事档案材料收集、整理制作不规范中组部下发《关于印发的通知》(中组发[2009]12号)(以下简称《规定》)的文件要求,抓紧完善工作制度,规范材料收集、归档范围,确保干部人事档案的真实可靠。但在人事档案中经常出现很多不规范的情况:如有的材料书写墨水不规范,姓名有别字,三龄有出入;有的工作人员不能及时将材料收集归档,造成部分材料缺失,致使个人档案材料不全面;有的在提拔时,才发现档案缺失重要材料,给组织和个人带来很大的麻烦;有的干部履历表、年度考核表、考察材料无审批意见、无公章、无日期、无签名,难以鉴别其真伪;有的档案材料千篇一律,不能反映真实情况等。(四)管档人员队伍素质有待进一步提高人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,单位应当配备专职人员管理。这就要求档案管理人员不仅政治性、保密性强,而且要求业务精通。但实际情况却是人员配备不到位。一些单位以机构改革人员变动频繁为由,档案管理工作由人兼职管理或非专业人员管理,因没有经过档案专业知识系统的培训,对档案管理工作不是很了解,工作上就难免会出现误差。因工作人员工作繁忙而不能及时归档整理,存在着人事档案材料不完整的情况。有的档案工作人员认为这项工作不引人注目,默默无闻,枯燥乏味,又不容易做出成绩,工作怕麻烦,不严格执行规章制度。由于人事档案管理人员配备不到位,业务不精通,责任感不强,直接影响人事档案的管理质量。二、加强事业单位人事档案管理工作的措施(一)加强领导,提高认识水平《条例》对干部档案工作的重要性、必要性进行了深刻的阐述:“干部档案工作,是党的干部工作的一部分。它是为贯彻执行党的干部路线和政策,选贤举能,知人善任,进行社会主义现代化建设服务的。”因此,各级党委、部门要加强领导,把人事档案工作放到议事日程,逐步提高人们对档案重要性认识,增加经费投入,并纳入部门年度预算,加大硬件设施投入,购置和使用先进管理软件,使档案能更好地为党委、政府选拔人才,为社会主义现代化建设服务。(二)建立健全档案管理机制,提高制度化建设水平要建立健全管理制度,加强档案的制度化建设,规范档案管理,提升管理服务水平。一是建立人事档案收集制度,做到分类清楚、档案时间顺序准确

参考文献

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