高校编制外聘用人员档案管理探析

作者:张瑶 刊名:兰台世界 上传者:张汝翠

【摘要】本文从高校编制外聘用人员管理的现状入手,分析形成原因及后果,针对高校编制外聘用人员档案管理归口、管理程序、档案要素提出个人意见,增强档案管理的规范性、准确性和连续性。

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兰台世界 2012·1 月中旬 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 档案工作非常重要的环节。首先,学生档案是毕业生个人人事档案的基本组成部分,其重要性在我国现行的人事管理制度下不言而喻,对其今后工作变迁、求学深造、提拔干部等各方面都发挥着不可低估的作用。第二,学生档案为毕业生就业构筑起人事信息交流的平台,是毕业生向用人单位 “自我推荐”最为有效的凭据,也是用人单位挑选人才的主要依据。因此,保证档案的完整和准确,能全面体现学生综合素质的档案材料对大学生走向社会有很重要的意义。从学习资格、学习成绩、奖励和处分到毕业资格的审查等,都应做到各种材料准确无误。针对部分学生申请结业、通过补考后结业证换毕业证、延期毕业等特殊情况,教学秘书必须在其信息变动后及时对其学籍卡的相应栏更新。档案室工作人员应对每份进档材料进行检查,相关信息栏是否填写规范、完整,学校招毕办、学院分管领导及经办人是否已签字盖章等。特别要注意同名同姓学生的材料不能交叉装错。 在毕业生落实工作单位之后,随之而来的就是认真做好毕业生档案的转递工作。高校毕业生档案转递要严格执行《干部人事档案转递制度》,认真按照机要档案转递程序进行。①按照学校毕办提供 的就业单位名称和地址生成毕业生 “人事档案转递单” ; ②将档案接 收部门的机要投递地址填在档案转递专用信封上; ③将已经封好的毕业生档案交机要局转递并收存回执。若用人单位不具备管理档案的资格,应转递到人事部门所属的人才流动服务中心保管。 值得注意的是,要通过就业指导再一次提高大学生的档案意识,要将档案转递信息挂在校园网上供学生查询。有的毕业生不知道个人档案在人生事业中的重要性,所以在毕业离校时根本就不清楚自己的档案里有哪些材料需要及时归档,造成许多有价值的档案材料 的缺失。笔者认为大学生对自己的档案要有一定的知情权,档案对学生应有适当的透明度,这样有助于学生对自己有全面、完整的认识,知道如何在档案里佐证自己的综合素质,提升就业的竞争能力。 四、妥善代管毕业生遗留档案 毕业生与用人单位之间双向选择分配方式,为毕业生就业带来多种选择机会,但也带来了毕业生遗留档案增多的现象。这些毕业生遗留档案也是高校学生档案的一部分,应本着为毕业生负责的态度承担起管理职责。高校毕业生遗留档案的成因可以归结为以下三条:①人事档案管理权的问题。根据《人事部档案工作条例》以及《关于流动人员人事档案管理暂行规定》,并不是所有的用人单位都有人事档案管理权。外商投资、民营科技、私人企业以及外企在华常驻代表机构和个人等等都没有档案管理权。学生档案投递地址无法通过机要部门送达而被退回。②毕业生个人的原因。一是毕业生不愿意或暂时未能签订协议,二是毕业生离校手续不全。档案也就暂时不能出库转递,造成档案遗留。③毕业生就业政策的规定。国家特殊政策规定,允许高校毕业生在 2 年寻找工作期间将档案保留在学校。 我们的应对措施是,妥善保存机要局机要转递单和档案转递回执,在每年集中完成毕业生档案转递工作后,将遗留档案按学院、 班级、学号整理造册、归档,一旦档案遗留原因消除马上按规定程序寄档。对已去外地工作或居住的毕业生,当得知其档案去向不明时,他们常委托别人来查询或打长途电话询问,我们都能迅速快捷地查询。 参考文献 [l]蒋玉琼.浅谈高校毕业生档案转递及查询工作[J].兰台世界,2008(11 上) . [2]周美兰.高考造假案频现拷问档案管理机制[J].兰台世界,2010(1 上) . [3]党传玲.高校毕业生遗留档案管

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